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El Vencimiento |
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¿Como Funciona? Características y Objetivos del Sistema 
El sistema de control de vencimientos, está programado
íntegramente para su funcionamiento en Internet (online) y sin
necesidad de realizar instalaciones ni actualizaciones, puede
ser accedido desde cualquier dispositivo que posea conexión a la
web, por ej: teléfonos celulares (Android o Iphone en navegador web y app para Android), tablets, netbooks, notebooks, pc's de
escritorio, smartv etc.
El sistema tiene como finalidad: Si desea utilizar el sistema sin registrarse para comprobar su funcionamiento, puede hacerlo ingresando en el formato de demostración con el usuario: demo y la contraseña: demo. Ingresar al demo implica que no tendrá habilitada la baja de una empresa o de los vencimientos y tendrá que operar solamente con la empresa modelo ya preconfigurada. Si desea probar el sistema con clientes reales, puede registrarse con un usuario y clave para utilizar al 100% el sistema. La registración es muy sencilla y puede realizarla desde la
pantalla inicial,
haciendo click en el vínculo:
¿Como comienzo?
En la pantalla anterior deberá ingresar pocos datos, el nombre
del estudio o del responsable de las liquidaciones, por ej:
Estudio Gallardo.
El mail del estudio, si posee varios mails ingrese el que
utiliza con más frecuencia. Y una clave de acceso para ingresar
al sistema, en la pantalla ya aparece una clave otorgada por el
sistema que puede ser modificada en esta pantalla sin problema
alguno. Al ingresar por primera vez con su usuario y contraseña verá la siguiente pantalla:
La primer pantalla del sistema le dará la posibilidad de seleccionar la empresa con la cual desea trabajar, si éste es su primer ingreso, haga click en el botón "Ingresar una nueva empresa/cliente" para cargar los datos correspondiente a la primera empresa y verá la siguiente pantalla:
Si desea que el cliente/empresa reciba los mails de aviso de
vencimientos recuerde tildar la opción "Enviar mails
automáticos" en la pantalla de alta de empresas, si no está
seleccionado, el cliente no recibirá mails de aviso de ninguna
índole. Haga click en el botón "Grabar la nueva empresa" y
cuando aparezca el mensaje de confirmación de guardado exitoso
puede hacer click en el botón "Volver" lo que le mostrará
la pantalla de selección de empresas con la nueva empresa ya
ingresada.
En esta pantalla Ud. deberá indicar cuales son los vencimientos
que le corresponden a la empresa, aunque están la gran mayoría
de los vencimientos existentes puede que alguno que Ud. necesite
no se encuentre, puede ingresarlo en el menú "Configurar -
Vencimientos programados" que se explica más adelante.
En la imagen anterior vemos que se asignó al cliente actualmente
activo en el sistema el vencimiento de Servicio Doméstico,
además se indica
Estos datos se pueden modificar en cualquier momento que lo
desee, y las modificaciones comenzarán a regir a partir del
mismo momento de efectuado. Una vez terminado de asignar los vencimientos haga click en el botón "Guardar" debajo de toda la lista y ya está terminada toda la configuración del sistema. Una vez que ingresó la empresa y le asignó sus vencimientos puede realizar la consulta de los mismos haciendo click en el menú "Vencimientos / Vencimientos del mes actual", y verá la siguiente pantalla:
En esta pantalla puede Ud. acceder a los vencimientos de este
mes que aún no vencieron, en el menú de arriba a la derecha
también puede acceder a los vencimientos del mes actual
incluyendo a los vencimientos que ya vencieron y también a los
vencimientos del mes próximo, todo haciendo solamente un click.
Cada pantalla cuenta con un vínculo hacia un formato de
impresión (Versión para imprimir) que es el más conveniente a
ser utilizado al momento de imprimir cada listado.
-Marcar las liquidaciones ya realizadas, haciendo click en la
columna de "Finalizado"
En el cuadro observaciones podrá ingresar cualquier detalle que
desee informar en el mail a enviar a su cliente.
Una vez ingresada toda la información que desee puede hacer
click en el botón "grabar" esto hará que se guarden las
modificaciones o hacer click en el botón "guardar y enviar por
mail" lo que hará que se guarden las modificaciones y además se
envíe un mail al cliente de los items que se marcaron en la
columna "Enviar Mail" para informar así los importes liquidados,
esto hace que Ud. tenga una fluida comunicación con su cliente,
además los importes se enviarán a partir de su ingreso al
sistema en los mails mensuales y semanales que envía el sistema
en forma automática y sin que el usuario tenga que realizar
ninguna acción.
En el sistema podrá encontrar dos tipos de vencimientos:
Programados y Fijos.
Son vencimientos programados aquellos que se repiten en el
tiempo, que son comunes para varios clientes y que serán siempre
calculados por el sistema, por ej: IVA, Monotributo, SICOS,
Sicore, Anticipo de Impuesto a las Ganancias, DDJJ Ganancias
Personas Físicas etc.
Para ingresar un nuevo vencimiento programado debe dirigirse al
menú, "Configurar / Vencimientos Programados".
Para modificar un vencimiento puede hacer click sobre él en el
listado de la pantalla, los vencimientos que fueron precargados
por el administrador del sistema web El Vencimiento no pueden
ser modificados por ningún usuario, solamente podrá modificar
los vencimientos que Ud. haya ingresado, lo mismo se refiere
para la baja de los vencimientos.
Podrá observar que a la derecha de cada ítem se encuentra un
símbolo ? que al pasar el Mouse por arriba desplegará una ayuda
sobre como configurar el vencimiento.
Para ingresar un vencimiento se debe ingresar:
Son vencimientos fijos aquellos que se realizan en forma
esporádica o que no tienen una regla a seguir para su cálculo
automático, un ejemplo de este tipo de vencimiento puede ser un
plan de pagos.
Posteriomente al hacer click en el botón "continuar" se
desplegará una lista con la cantidad de pagos seleccionados a
partir del mes próximo y con la posibilidad de modificar las
fechas e ingresar el importe a pagar. Una vez completos los
datos de la pantalla y haciendo click en el botón "guardar" cada
uno de los vencimientos se desplegarán en el mes que corresponda
hasta su finalización. Si posteriormente desea modificar el vencimiento fijo puede hacerlo haciendo click sobre él en la pantalla que despliega cada vencimiento fijo ingresado, en el caso de la modificación la cantidad de cuotas no puede ser modificada.
Se envía un mail al estudio con todos los vencimientos a
realizarse ordenado por cliente, por ejemplo, si el mes próximo
fuera Septiembre de 2012, el 28 de Agosto recibirá en su casilla
de correo un mail con los vencimientos de todos sus clientes a
efectuarse durante el mes de septiembre. El mail posee el siguiente formato:
Simultáneamente, el sistema enviará a cada cliente del estudio un mail avisando todos los vencimientos que tendrá el mes próximo, el formato del mail es:
Como podrá observar, el mail enviado al su cliente, lleva el
nombre y la casilla de correo de su estudio, con lo cual, su
cliente pensará que el envío ha sido realizado por el estudio
que lo atiende.
Con el mismo formato del modelo anterior, si Ud. al ingresar los
datos del cliente, ingresá un mail para el encargado de la parte
impositiva y otro mail para el encargado de la parte de cargas
sociales/laboral, el sistema enviará en forma separada los
vencimientos a cada encargado dependiendo del área asignada.
2- Durante el fin de semana. Todos los fines de semana, el estudio y su cliente recibirá un mail con los vencimientos a producirse durante la semana próxima, obteniendo así una fluída comunicación con su clientela y un constante control sobre los vencimientos.
Y allí verá todos los mails que el sistema ha enviado por el
estudio y hacia el estudio, si desea buscar algún mail en
particular, puede realizarlo ingresando la casilla de correo del
mail a buscar en el buscador de esta misma pantalla. En el sistema de vencimientos llamamos grupo económico a aquel
conjunto de clientes / empresas del estudio que tienen una
estrecha relación entre sí y dependen de una misma
administración/tesorería.
Entonces, es habitual que los vencimientos de todos los que
componen este grupo los abone / administre una misma persona o
administración.
Estos casos se dan generalmente en:
Por ej: Una sociedad anºnima con dos socios, Ud. podría agrupar
los vencimientos de cada socio (autónomos, ganancias personas
físicas etc.) con los vencimientos de la sociedad y enviárselos
todos en un mismo mail al encargado de la tesorería de la
sociedad quien realiza los pagos de todos ellos. Para configurar o definir un grupo económico, lo único que debe hacer es ingresar en cada uno de los componentes del grupo un mismo mail de destino de los avisos.
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KM44 Sistemas |
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, verá la siguiente pantalla:
y verá
la siguiente pantalla:
